Sygnalista, to osoba zgłaszające naruszenia prawa Unii w przedsiębiorstwie. Pojęcie sygnalisty już niedługo wejdzie na stałe do porządku prawnego, a rola sygnalistów w obrocie gospodarczym będzie stale rosła (dyrektywa o sygnalistach zostanie wdrożona już w grudniu 2021 r.). Wynika to z konieczność implementacji przez Polskę postanowień Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii, która nakłada na przedsiębiorców zatrudniających powyżej 50 pracowników obowiązek wdrożenia systemu obsługi zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów oraz zasad związanych z ochroną osób dokonujących zgłoszenia przed działaniami odwetowymi.

Choć Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii [1] ma być implementowana do polskiego porządku prawnego dopiero w grudniu 2021 r., to już teraz pracodawcy powinni zacząć przygotowania do wdrożenia przepisów, które za rok staną się obowiązującym prawem. Dyrektywa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

• wewnętrznym (w ramach organizacji, tj. przedsiębiorstwa) - założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
• zewnętrznym (do właściwego organu) lub
• w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Na pracodawców nakłada się obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty). Obejmą one wszystkich pracodawców, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego, czy jest to sfera publiczna czy prywatna. Dyrektywa przewiduje, że dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników konieczność wdrożenia obowiązków może być przesunięta do 17 grudnia 2023 r., jednak w przypadku większych pracodawców (250 i więcej pracowników) datą obowiązywania przepisów będzie 17 grudnia 2021 r.

1. Utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń; i tak:
   • Kanały przyjmowania zgłoszeń mają zapewnić poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu i zapewnić, że nieupoważnieni członkowie personelu nie będą mieć do tych danych dostępu - dyrektywa przewiduje, że tożsamość sygnalisty w zasadzie nie może być ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych (wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, gdy ujawnienie jest konieczne w zw. z prowadzonymi przez organy postępowaniami wyjaśniającymi lub sądowymi i prawem do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie);
   • Kanały dostępu mają zapewnić przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu);
   • Należy potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania ;
   • Należy wyznaczyć bezstronną osobę lub bezstronny wydział właściwy do podejmowania działań następczych (do wyjaśnienia sprawy, komunikacji z sygnalistą);
   • Wyznaczona osoba/wydział po uzyskaniu zgłoszenia podejmują działania następcze;
   • Należy przekazać sygnaliście informacje zwrotne w rozsądnym, nie dłuższym niż 3 miesiące terminie.
2. Prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa określa zasady jego prowadzenia.
3. Zapewnienie ochrony sygnalistom.

Dyrektywa nakazuje państwom członkowskim ustanowienie sankcji za:

• utrudnianie dokonywania zgłoszeń,
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
• wszczynanie uciążliwych postępowań wobec sygnalistów,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Pracodawców czeka zatem przygotowanie kanałów do dokonywania zgłoszeń i opracowanie odpowiednich procedur, a także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze.

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.